1. Objetivo y alcance

Establecer las directrices generales para el tratamiento de la información personal recolectada y administrada por VICENS VIVES CHILE, S.A. (en adelante, y de forma indistinta, “VICENS VIVES” y/o “la Compañía”) para la correcta gestión de las actividades comerciales, la gestión de los usuarios, clientes y clientes potenciales, el control de pagos y devoluciones, las actividades de logística y distribución y, en definitiva, todas las operaciones relacionadas con las actividades mercantiles/comerciales y el comercio electrónico.

1. Disposiciones generales

2.1 Introducción

VICENS VIVES CHILE, S.A. (VICENS VIVES), sociedad chilena identificada con el RUT No. 99.559.190-1, en cumplimiento de la normatividad vigente que regula la protección de datos personales y establece las garantías legales que amparan a todas las personas en Chile para asegurar el debido tratamiento de sus datos, establece la siguiente Política para el tratamiento de datos personales.

2.2. Normatividad aplicable

VICENS VIVES en aplicación a la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, garantiza las normas de protección a la intimidad y privacidad de nuestros usuarios y clientes

2.3. Principios de la protección de datos

Los principios que regirán el tratamiento y la protección de datos personales en la Compañía son:

• Legalidad: Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
• Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
• Seguridad: La información sujeta a tratamiento por las personas encargadas se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada.

1. Tratamiento de los datos personales

3.1. Responsable

En el presente Manual de políticas y procedimientos, el Responsable del tratamiento de las bases de datos personales será VICENS VIVES CHILE, S.A. (VICENS VIVES), cuya información general y de contacto se indica a continuación:

RUT No. 99.559.190-1

Dirección: Triana, 861, CP: 7510162, Comuna Providencia. Santiago

Correo electrónico: editorial@vicensvives.cl

Teléfono: +569 34 50 33 80

3.2. Finalidades

En desarrollo de su actividad empresarial, la Compañía podrá recolectar, usar y tratar datos personales conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales contenida en este documento y las finalidades autorizadas por cada Titular de los datos, siendo estas informadas de manera previa y expresa con observancia de los requisitos legales que señala la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada.

Los datos facilitados y/o proporcionados por los usuarios/clientes en los diferentes formularios instalados en la Web no serán objeto de tratamiento informático de ningún tipo, excepto el imprescindible para garantizar un correcto funcionamiento del servicio contratado. Los mismos tampoco serán objeto de venta ni cesión a terceros.

3.3 Autorización del Titular de los datos personales

De acuerdo con la normatividad vigente, el tratamiento que dará la Compañía a los datos personales requiere de una autorización previa e informada del Titular, la cual se obtendrá por cualquier medio, con antelación al tratamiento, y podrá ser objeto de consulta posterior, excepto en los casos expresamente excluidos por la Ley. La Compañía obtendrá la autorización antes mencionada, mediante el uso de formatos de solicitud de autorización físicos, de audio o digitales, en los cuales se informará al Titular:

• El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad.
• Los derechos que le asisten como Titular y los canales de atención.
• La identificación, la dirección física o electrónica y el teléfono de la Compañía. La Compañía conservará de manera física y/o digital las autorizaciones diligenciadas por los titulares, para atender solicitudes de los mismos o de las entidades de control.

3.4 Datos de menores

En el evento de que la Compañía, en desarrollo de su actividad empresarial o en cumplimiento de alguna norma legal, requiera obtener datos personales de menores de edad, solicitará al Representante Legal del menor la autorización para el tratamiento de los mismos, previa validación de su acreditación como representante o apoderado. La Compañía velará por el uso legal y adecuado de los datos pertenecientes a menores de edad asegurando que se respeten sus intereses y derechos fundamentales.

3.5 Datos biométricos

Los datos biométricos almacenados en las bases de datos serán recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares), para establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto. La administración de las bases de datos biométricos se ejecutará con medidas de seguridad que garantizarán el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada asegurando, además, la confidencialidad y reserva de la información de los titulares.

3.6. Seguridad de los datos personales

• Administración de los riesgos: La Compañía identificará y evaluará de manera periódica los riesgos que atentan contra la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, en función de su probabilidad de ocurrencia e impacto, estableciendo controles que mitiguen de manera razonable dichos riesgos. La efectividad de los controles se monitoreará regularmente, de modo que se puedan implementar acciones correctivas y de mejora.
• Seguridad informática: Con el propósito de proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales, la Compañía tiene establecidos procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales serán susceptibles de actualización para ajustarlos a nuevas necesidades o cambios en la normatividad aplicable. La Compañía ejecuta y tiene documentadas las medidas de seguridad aplicables a la protección de datos personales.
• Gestión documental: La Compañía establecerá procedimientos y medidas de seguridad para las bases de datos no automatizadas que contengan datos personales, aplicando los criterios que aseguren su custodia, conservación, localización, disposición final y que permitan a los titulares ejercer su derecho de consulta y/o reclamo. Adicionalmente, implementará los controles necesarios para mitigar razonablemente los riesgos de acceso no autorizado, adulteración, pérdida, deterioro y reproducción indiscriminada.

3.7. Transmisión de datos personales

En virtud de la existencia de un vínculo contractual con un tercero, y en caso de ser necesario suministrar datos personales, la Compañía suscribirá un Contrato de transmisión de datos personales debidamente avalado por el Departamento Jurídico y firmado por el Representante Legal de la Compañía, en el cual exigiremos a nuestro Encargado de tratamiento:

Contar con una política formal para el manejo de datos personales, que garantice el cumplimiento de la normatividad vigente en relación con la protección de datos personales y la atención oportuna de consultas y reclamos de los titulares.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, según los requerimientos normativos y contractuales.

Actualizar la información reportada por la Compañía, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

Registrar oportunamente en la base de datos entregada por la Compañía las leyendas de “Reclamo en trámite” y/o “Información en discusión judicial”, según aplique.

Dar tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.

Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

Demás obligaciones contenidas en la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta el Ministerio de la Producción. De la misma forma, en dichos contratos la Compañía se obligará a:

Garantizar que la información suministrada al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. ­

Actualizar la información, comunicando en forma oportuna al Encargado, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este, se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por el Titular, de conformidad con la normatividad vigente.

Demás obligaciones contenidas en la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada. Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre la Compañía y un Encargado para permitir que este realice el tratamiento por cuenta de la Compañía, no requerirán ser informados al Titular, ni contar con su consentimiento, siempre que se haya suscrito el Contrato de transmisión de datos personales.

3.8 Transferencia de datos personales

En caso de que la Compañía decida efectuar transferencia de datos personales a países que no proporcionen estándares adecuados de seguridad y protección, la Compañía cumplirá con las disposiciones contenidas la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y demás normas concordantes.

3.9 Entrega de datos personales a autoridades oficiales

Cuando una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial, se soliciten a la Compañía el acceso y/o entrega de datos personales contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá un acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.

3.10. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias

La Compañía establecerá un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad.

Todos los usuarios y responsables de procedimientos, así como cualquier persona que tenga relación con el almacenamiento, tratamiento o consulta de las bases de datos recogidas en este documento, conocerán el procedimiento para actuar en caso de incidencia. El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente:

Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (Pérdida, hurto y/o acceso no autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida de la empresa, alguno de los Encargados deberá comunicarlo de manera inmediata al Oficial de protección de datos, describiendo detalladamente el tipo de incidencia producida, indicando las personas que hayan podido tener relación con la misma, la fecha y hora en que se produjo, la persona que notifica la incidencia, la persona a quien se le comunica y los efectos que ha producido.

Una vez comunicada la incidencia se debe solicitar al Oficial de protección de datos un acuse de recibo en el que conste la notificación de la incidencia con todos los requisitos enumerados anteriormente.

La Compañía llevará un registro de incidencias que debe contener: el tipo de incidencia (fraude interno o externo, daños a activos físicos, fallas tecnológicas, ejecución y administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica, persona a quien se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctoras cuando corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de protección de datos y quedará consignado en el reporte de incidencia junto con el plan de acción.

Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando aplica, indicando quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos que han requerido ser grabados manualmente en el proceso de recuperación.

Adicionalmente, el Oficial de protección de datos informará al Ministerio de la Producción dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber sido detectada.

Finalmente, la Compañía notificará del incidente a los titulares, cuando se determine que puedan verse afectados de manera significativa.

3.11. Vigencia del tratamiento

Las bases de datos responsabilidad de la Compañía serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos, obedeciendo a intereses legítimos. En caso de ser revocado el consentimiento otorgado, la Compañía procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación, la cual será notificada al Titular de los datos.

3.12. Uso de cookies

Una cookie (o galleta informática) es una pequeña información enviada por un sitio web y almacenada en el navegador del usuario, de manera que el sitio web puede consultar la actividad previa del usuario. Esto significa que una cookie es un fichero que se descarga en su ordenador, tablet, etc… al acceder a la Web. Las cookies permiten a VICENS VIVES, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre el número de visitas de los usuarios, los hábitos de navegación en la Web, y, dependiendo de la información que contengan y de la forma en que utilice su equipo, pueden utilizarse para reconocer a los usuarios.

En la Web se utilizan los siguientes tipos de cookies, las cuales son tratadas bien por VICENS VIVES directamente o por colaboradores terceros:

• Cookies técnicas: Son aquéllas utilizadas por VICENS VIVES que permiten al usuario la navegación a través de la página web y la utilización de las diferentes opciones o servicios que en ella existen como, por ejemplo, controlar el tráfico y la comunicación de datos, identificar la sesión, acceder a partes de acceso restringido, recordar los elementos que integran un pedido, realizar el proceso de compra de un pedido, realizar la solicitud de inscripción o participación en un evento, utilizar elementos de seguridad durante la navegación o almacenar, difundir y/o compartir contenidos.
• Cookies de personalización: Son aquellas utilizadas por VICENS VIVES que permiten al usuario acceder al servicio con algunas características de carácter general predefinidas en función de una serie de criterios en el terminal del usuario como, por ejemplo, el idioma, el tipo de navegador a través del cual se accede al servicio, la configuración regional desde donde se accede, etc.
• Cookies de análisis: Son aquéllas utilizadas por VICENS VIVES y Google Analytics, que permiten cuantificar el número de usuarios y así realizar la medición y análisis estadístico de la utilización y actividad que hacen los usuarios de la Web, así como elaborar perfiles de navegación de los usuarios en dichas páginas y en las aplicaciones, todo ello con el fin de introducir mejoras.

Para poder utilizar determinados servicios y funcionalidades de la Web, es necesario que los usuarios habiliten las cookies en su navegador de internet. Concretamente, mediante las “cookies técnicas” VICENS VIVES podrá identificar a los usuarios registrados cada vez que accedan a la Web, permitiendo así el acceso y uso a los servicios y funcionalidades de la página web.

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Recomendamos acceder siempre a la información de soporte más actualizada de los navegadores para conocer la manera para eliminar las cookies. En el caso de utilizar cualquier otro navegador de Internet, VICENS VIVES recomienda la consulta de las distintas opciones de gestión de cookies que pudiesen encontrarse disponibles en el mismo en cada momento.

1. Derechos de los titulares y procedimiento para ejercerlos

Los derechos de los titulares respecto a la protección de sus datos personales están establecidos en la Ley y corresponden a:

Información: Datos personales que  el interesado requiere conocer.

Modificación: Datos personales que el interesado desea corregir, completar o actualizar.

Eliminación: Datos personales que el interesado desea suprimir.

Cancelación y Bloqueo.- Procederá cuando el interesado ya no tenga relación jurídica alguna con VICENS VIVES y ésta ya no se encuentre legalmente justificada para conservar la información. Al cancelar los datos, éstos quedan bloqueados y, en su caso, se conservarán por el periodo que indique la ley de la materia que justifique dicha conservación.

Oposición.- El interesado se opone a que sus datos de carácter personal sean utilizados. Es necesario que especifique a cuál o cuáles de las finalidades de este aviso desea oponerse; no obstante, cabe señalar que no procederá el ejercicio de este derecho en casos donde el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal impuesta a VICENS VIVES.

Una vez recibida la solicitud, VICENS VIVES procederá dentro de un plazo de veinte días a comunicar al titular si su solicitud resulta procedente y, de ser así, la misma se hará efectiva dentro de los quince días siguientes a la fecha en que se comunica dicha respuesta.

Los plazos anteriormente mencionados podrán ser ampliados una sola vez por un período igual, siempre y cuando así lo justifiquen las circunstancias del caso y de conformidad con la legislación aplicable.

VICENS VIVES podrá negar la información, modificación, la eliminación, la cancelación o la oposición de los datos personales en los siguientes supuestos:

- Cuando el interesado no sea el titular de los datos personales o su representante legal no esté debidamente acreditado para ello.

- Cuando en las bases de datos propiedad de VICENS VIVES no se encuentren los datos personales del interesado.

- Cuando se lesionen los derechos de un tercero.

- Cuando exista un impedimento legal o resolución de una autoridad competente que restrinja el acceso a los datos personales o no permita la rectificación, cancelación u oposición de los mismos.

- Cuando la modificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada.

La Compañía gestionará de manera gratuita las consultas y reclamaciones realizadas por los titulares. El Oficial de protección de datos de la Compañía será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos y puede ser contactado en la dirección Triana, 861, CP: 7510162, Comuna Providencia. Santiago y/o en el correo electrónico: editorial@vicensvives.cl

Una vez agotados los trámites de consulta o reclamo, el Titular, causahabiente, representante y/o apoderado legal podrá elevar quejas ante las instancias superiores determinadas en la Ley.

VICENS VIVES garantiza el derecho de los interesados a revocar el consentimiento que ha otorgado para el tratamiento de sus datos personales; sin embargo, es importante recordar que no en todos los casos se podrá atender la solicitud o concluir el uso de forma inmediata, debido a la existencia de obligaciones legales para las cuales sea necesario seguir tratando sus datos personales.

Para revocar su consentimiento, deberá enviar su solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico editorial@vicensvives.cl, donde podrá conocer el procedimiento y requisitos a seguir.

4.1 Consultas, acceso y suministro de información

El Titular de los datos podrá realizar su consulta a VICENS VIVES por los siguientes canales: correo electrónico editorial@vicensvives.cl indicando en el asunto la solicitud o por correo ordinario remitido a nuestras oficinas Triana, 861, CP: 7510162, Comuna Providencia. Santiago.

La solicitud deberá tener los siguientes datos:

Nombre y apellidos del Titular.

Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.

Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

De acuerdo con lo establecido en la Ley, el término de la Compañía para resolver estas consultas es de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, y dará respuesta a través de correo ordinario o electrónico. Cuando no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.2 Reclamaciones

El Titular de los datos podrá realizar sus reclamaciones a VICENS VIVES por los siguientes canales: correo electrónico editorial@vicensvives.cl indicando en el asunto la solicitud o por correo ordinario remitido a nuestras oficinas en Triana, 861, CP: 7510162, Comuna Providencia. Santiago.

La solicitud deberá tener los siguientes datos:

Nombre y apellidos del Titular.

Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud reclamación

Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

Documentos acreditativos de la petición formulada que se quiera hacer valer, cuando corresponda. Si la reclamación resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibida la reclamación completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

De acuerdo con lo establecido en la Ley, el término de la Compañía para resolver estos reclamos es de quince (15) hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, y dará respuesta a través de correo ordinario o electrónico. Cuando no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.3 Vigencia y divulgación de la presente Política

La presente Política está vigente desde el 2 de abril de 2020.